Dela

Kontakta oss

Ärendehantering och offentlighet

En handling som inkommer till kommunen kan komma från medborgare, kommuner, myndigheter, besökare, anhöriga, elever, privatpersoner, tjänstemän, förtroendevalda etc. Alla handlingar behandlas på samma sätt. Nedan följer information om hur en handling blir ett ärende och det hanteras i utifrån offentlighetslagstiftningen.

Den kommunala nämndadministrationen (Foto: Jesper Tjulin)

Den kommunala nämndadministrationen (Foto: Jesper Tjulin)

Start

Handlingen lämnas in till kommunen (kan vara till exempel ett medborgarförslag, ett klagomål eller en motion från ett politiskt parti).

Postöppning och ärenderegistrering

En tjänsteman öppnar, datumstämplar, fördelar och diarieför handlingen. Den är nu i praktisk mening offentlig. Det är nu öppet för vem som helst att ta del av handlingen om den inte skyddas av sekretess. Det är inte ovanligt att media, som rutinmässigt hämtar ut information från kommunen skriver och berättar om innehållet i t ex en motion i det här läget. 

Beredning

Under beredningen handläggs ärenden av tjänstemän och förslag till beslut läggs fram. Ofta sker en så kallad ärendeberedning några veckor innan styrelser och nämnder sammanträder där ansvariga tänstemän muntligen redovisar sina förslag för nämndens presidie (ordförande, vice ordföranden). Detta är en slags förberedelse inför det beslutande sammanträdet. Det är inte alla ärenden som går vidare här. En del ärenden hanteras på delegation av tjänstemän. Dessa beslut redovisas i efterhand på sammanträdena.

Utskrift beslutsunderlag, kallelseförfarande och sammanträdeshandlingar

Nämndsekreteraren sammanställer beslutsunderlaget vilket bifogas kallelsen som skickas till nämndens politiker och tjänstemän, även lokal media får dessa handlingar. I detta skede kan artiklar dyka upp i media. Det är inte ovanligt att det framstår som om det redan är bestämt det som i handlingarna uttrycks som ett förslag. Men så behöver det alltså inte vara. Vi publicerar kallelser på denna sida på kommunens hemsida.

Sammanträde

Det är vid det formella styrelse- eller nämndssammanträdet som besluten fattas. Det som tidigare i processen kan ha uppfattats (tjänstemannaförslaget) som redan beslutat kan ha förkastats av den beslutande församlingen.

Protokoll och justering

Sammanträdet protokollförs och under sammanträdet utsedda justerare kontrollerar efter några dagar att protokollet är i sin ordning. Efter justeringen anslås protokollet på kommunens anslagstavla samt publiceras på denna sida på kommunens hemsida.

Beslutsregistrering och beslutsexpediering

Fattade beslut registreras i diariet, det system som används för att registrera ärenden, och beslutshandlingar skickas till berörda och de som ska utföra det som beslutats.

Arkivläggning och gallring

Handlingar som ska bevaras arkiveras för framtida behov. Arkiveringen och gallring sköts av kommunens arkivarie.

Uppdaterad: 2018-07-12 09.49